Consulenza e agenzie per le imprese: mandato, parcelle e criteri di scelta

Consulenza o agenzia? Definire il rapporto prima del fornitore

Prima di parlare di parcelle e condizioni economiche, è utile capire di quale supporto abbia bisogno l'impresa. In Italia si usano spesso come sinonimi consulenza di direzione aziendale, consulenza professionale (commercialista, consulente del lavoro e altre professioni regolamentate) e agenzia di consulenza. In realtà sono rapporti distinti, con interlocutori, responsabilità e modalità di lavoro diversi.

La consulenza di direzione aziendale si rivolge di norma a imprenditori e manager e tocca il miglioramento dell'organizzazione e dell'efficienza, la riduzione dei costi, l'efficienza energetica, la proposta commerciale, la ricerca di investitori e partner. È l'ambito in cui opera, ad esempio, Gianfranco Pisani & C, agenzia di consulenza con sede a Milano.

Il ruolo del consulente, però, è mutato. Per Gianfranco Pisani, oggi non c'è più il divario di competenze che un tempo segnava il rapporto tra consulente e imprenditore: imprenditori e manager hanno alle spalle percorsi di studio lunghi e competenze che prima mancavano. Il bravo consulente, dunque, non è più un "maestro", ma chi pratica l'arte della maieutica: aiuta a far emergere le competenze già presenti in azienda, le integra, allena i giovani talenti e gli eredi designati, svolge il ruolo di sounding board, favorisce la comunicazione tra le persone e stimola la creazione di una squadra.

Sul piano giuridico, il rapporto tra professionista e cliente assume di regola la forma del contratto di prestazione d'opera intellettuale, disciplinato anche dagli artt. 2229 e seguenti del codice civile, ma può coesistere con un rapporto di mandato o con obbligazioni accessorie di mandato. Per le attività del commercialista, ad esempio, il riferimento normativo è l'art. 1 del d.lgs. 28 giugno 2005, n. 139.

La domanda giusta da porsi all'inizio non è quindi "a quale categoria appartiene il fornitore", ma "di quale tipo di affiancamento ha bisogno la mia impresa": competenze tecniche specifiche, una figura che affianchi la direzione o un partner che si integri con il team interno.

Il mandato: contenuti minimi e gestione delle modifiche

Il mandato professionale è l'accordo formale con cui il cliente affida allo studio una o più prestazioni professionali. Redatto per iscritto, definisce in dettaglio l'oggetto dell'incarico, la durata, le condizioni economiche, le responsabilità e le modalità operative; serve a regolare il rapporto, prevenire fraintendimenti e assicurare una gestione ordinata e tracciabile.

Per essere completo, il mandato deve contenere: i dati anagrafici del cliente e dello studio; la descrizione dettagliata delle attività affidate; la durata dell'incarico, con eventuali condizioni di rinnovo; i compensi pattuiti, le modalità di pagamento e le condizioni economiche; le responsabilità reciproche, comprese eventuali clausole su riservatezza e trattamento dei dati; le modalità di comunicazione, trasmissione documentale e firma.

Quando è obbligatorio? Il mandato scritto va sottoscritto ogni volta che il professionista assume incarichi continuativi o con rappresentanza, come la tenuta della contabilità, l'invio delle dichiarazioni, la gestione di deleghe fiscali o i rapporti con gli enti pubblici per conto del cliente. Anche senza un obbligo normativo specifico, resta una buona pratica da adottare sempre, a tutela sia dello studio sia del cliente.

Revoche e modifiche sono possibili, ma richiedono attenzione formale: ogni variazione va condivisa, approvata e sottoscritta da entrambe le parti. Una gestione strutturata del mandato aiuta anche a disciplinare con chiarezza le attività extra incarico e a documentare eventuali scostamenti rispetto agli accordi iniziali.

Una regola pratica utile: se un'attività non è descritta nel mandato, non si può darla per scontata. Meglio chiarire subito se rientra nell'incarico o se serve un accordo separato.

Riferimenti normativi chiave per il mandato professionale

Parcelle e compensi: trasparenza, preventivi e parametri di riferimento

La parcella di un consulente o di un'agenzia nasce dagli elementi fissati nel mandato: compensi pattuiti, modalità di pagamento e condizioni economiche, oltre alle responsabilità reciproche. Sono questi i riferimenti che permettono di ricostruire, a distanza di tempo, perché una prestazione è stata fatturata in un certo modo.

Il punto critico è sempre lo stesso: distinguere ciò che rientra nel compenso concordato da ciò che è aggiuntivo. Le attività extra incarico e le variazioni rispetto agli accordi iniziali vanno disciplinate e documentate, per evitare contestazioni al momento della fattura. È buona norma indicare in anticipo come vengono trattate le richieste che escono dal perimetro originario.

Come riferimento orientativo sui criteri di quantificazione dei compensi professionali si può considerare il Decreto 20 luglio 2012, n. 140, regolamento che determina i parametri per la liquidazione dei compensi da parte di un organo giurisdizionale, richiamato tra le informative del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili. Sono parametri pensati per la liquidazione giudiziale, quindi un possibile termine di confronto, non un listino vincolante per gli accordi liberamente stipulati tra le parti.

In sintesi: la trasparenza non dipende dal tipo di tariffa scelta, ma dalla chiarezza su cosa è incluso, su come si paga e su come si gestiscono le variazioni.

Responsabilità e tutele: diligenza, informazione e segreto professionale

Chi svolge attività di consulenza deve usare una diligenza qualificata: una diligenza che presuppone la conoscenza specifica delle regole e delle nozioni tecniche proprie della professione, acquisite con lo studio e l'esperienza. Il riferimento è, tra gli altri, agli artt. 1176, comma 2, e 2236 del codice civile. Il consulente deve inoltre rispettare il segreto professionale verso i propri clienti.

La responsabilità del consulente si configura quando il suo inadempimento, cioè la violazione degli obblighi di diligenza e perizia, provoca un danno certo ed effettivo, legato a un comportamento doloso o colposo a lui riconducibile. Il consulente risponde anche in caso di colpa lieve.

Se il committente contesta un inadempimento contrattuale, deve dimostrare: l'esistenza e i termini dell'incarico; che la prestazione non è stata eseguita secondo la diligenza professionale per imprudenza e/o imperizia; il nesso causale tra il danno e la condotta del professionista.

Esiste però un'eccezione: quando il professionista deve risolvere problemi tecnici di particolare difficoltà, la responsabilità è valutata con minor rigore e limitata ai casi di dolo e colpa grave. In questa ipotesi il consulente non risponde delle conseguenze dovute a imperizia riconducibili proprio alla particolare difficoltà dei problemi affrontati.

Resta fermo un obbligo informativo: il consulente deve sempre comunicare al cliente le difficoltà tecniche e i probabili insuccessi che potrebbero verificarsi. È il principio per cui, ad esempio, il chirurgo deve esporre i rischi di una particolare operazione o il consulente d'investimento deve informare puntualmente il cliente.

Sul piano contrattuale, il rapporto può essere inquadrato come prestazione d'opera intellettuale e, in parallelo, come mandato: ne derivano obblighi di verifica, informazione e consulenza tecnica che si aggiungono alla prestazione principale.

Criteri di scelta: oltre il processo, il valore aggiunto

Scegliere un consulente o un'agenzia non vuol dire confrontare solo metodologie e processi di lavoro. I criteri che fanno la differenza riguardano la sostanza del rapporto: competenza specifica sul problema da affrontare, capacità di ascolto, attitudine a integrarsi con il team interno senza sostituirsi a esso.

Un secondo gruppo di criteri riguarda il metodo. Un approccio maieutico, che aiuta a far emergere le competenze già presenti, allena i talenti interni e fa da sounding board, è diverso da un approccio che porta soluzioni già confezionate. Chiarire in anticipo obiettivi, risultati attesi e deliverable evita di ritrovarsi, a metà percorso, con aspettative divergenti.

Il terzo gruppo riguarda la trasparenza: gestione di costi, attività extra incarico, variazioni e comunicazione durante il rapporto. Sono gli stessi elementi che poi si ritrovano nel mandato e in parcella.

Un principio generale utile, valido anche nella scelta dei fornitori, è non fermarsi ai processi: quando si sceglie un partner bisogna concentrarsi su come e perché aggiungerà valore all'azienda, e su cosa lo rende diverso dagli altri. La domanda da porsi non è solo "quali processi segue?", ma "come e perché farà crescere la mia impresa?"

Approccio maieutico vs. Soluzioni preconfezionate

Checklist prima di firmare: domande e controlli essenziali

Prima di affidare l'incarico, conviene ripassare alcuni controlli essenziali e verificare che le risposte siano documentate nel mandato scritto.

Oggetto e confini della consulenza: quali attività sono affidate, con descrizione dettagliata, e quali restano fuori dal perimetro? Durata: per quanto tempo e con quali condizioni di rinnovo? Compensi: importi pattuiti, modalità di pagamento e condizioni economiche; sono fissi o variabili? Spese: quali costi sono a carico del cliente e con quali criteri?

Responsabilità reciproche: cosa è previsto per entrambe le parti, incluse eventuali clausole su riservatezza e trattamento dei dati? Modalità di comunicazione: come avvengono i contatti, la trasmissione documentale e la firma?

Gestione delle modifiche e delle attività extra incarico: come si approva una variazione rispetto agli accordi iniziali, chi la sottoscrive e come viene documentata?

Dati anagrafici di entrambe le parti e firma: il documento è completo e sottoscritto? Ricorda che per gli incarichi continuativi o con rappresentanza il mandato scritto è obbligatorio, e che in ogni caso resta la migliore tutela reciproca.

Documentare tutto in fase di avvio costa poco e previene la maggior parte dei fraintendimenti che emergono, di solito, al momento della parcella o di un risultato contestato.