Requisiti fiscali e contabili di un gestionale: cosa verificare

Cosa deve coprire davvero un gestionale fiscale-contabile

Confcommercio definisce la fatturazione elettronica «il processo di emissione, trasmissione, tenuta e conservazione della fattura in formato digitale». Il requisito da verificare non è quindi generare un file, ma coprire tutte e quattro le fasi. In demo farsi mostrare il ciclo completo su una fattura reale: creazione, invio, esito dal Sistema di Interscambio, registrazione contabile e conservazione, indicando chi fa cosa e dove l'operatore deve intervenire manualmente.

Distinguete due famiglie: le funzioni fiscali (qualificazione dell'operazione come obbligo o esonero, formato, canale di consegna, gestione scarti) e quelle contabili (registrazione, reperibilità del documento, integrità dei dati, conservazione). Chiedete per iscritto quali sono comprese nella licenza iniziale e quali richiedono moduli, servizi o costi extra: un gestionale che emette correttamente ma affida la conservazione a un servizio esterno non copre l'intero processo.

Obbligo di fattura elettronica ed esoneri: il software riconosce il tuo caso?

Per l'Agenzia delle Entrate, sono obbligati a emettere fattura elettronica tutti i soggetti residenti o stabiliti in Italia, titolari di partita IVA, che effettuano operazioni verso soggetti residenti o stabiliti in Italia. Verificate che il gestionale profili correttamente emittente e destinatario: è la base per stabilire, fattura per fattura, se l'operazione rientra nell'obbligo.

L'Agenzia delle Entrate indica anche gli esoneri: sono esonerati i soggetti già dispensati per legge dall'emissione della fattura, anche cartacea, come i piccoli produttori agricoli (art. 34, comma 6, D.P.R. n. 633/1972), e chi ha richiesto la dispensa dagli adempimenti di fatturazione ai sensi dell'art. 36-bis del D.P.R. n. 633/72, limitatamente alle operazioni esenti. Chiedete al fornitore come il software impedisce l'invio allo SdI in questi casi e come documenta l'esonero, non se si limita a un blocco generico.

Testate a parte il divieto: per le prestazioni sanitarie verso consumatori finali effettuate dagli operatori sanitari è vietata l'emissione della fattura elettronica via SdI, per i dati particolarmente sensibili contenuti in tali fatture. Il gestionale deve riconoscere il caso e non proporre un canale escluso dalla norma.

Soggetti obbligati vs esonerati alla fatturazione elettronica

B2G, B2B e B2C: destinatari e canali di consegna da gestire

Confcommercio distingue tre tipi di operazione per destinatario: B2G, verso PA centrali e locali, obbligatoria dal 31 marzo 2015; B2B, tra privati titolari di partita IVA, obbligatoria dal 1° gennaio 2019; B2C, verso il consumatore finale. Il gestionale deve gestirle con regole di compilazione e canali distinti, non con un unico flusso indifferenziato.

Sulla consegna, Confcommercio ricorda che la fattura elettronica va trasmessa al cliente tramite il Sistema di Interscambio gestito dall'Agenzia delle Entrate, che verifica l'esistenza dei dati obbligatori ai fini fiscali e delle partite IVA di fornitore e cliente. Il destinatario può riceverla nella casella di Posta elettronica certificata (PEC), nell'area riservata sul sito dell'Agenzia delle Entrate o all'interno del software.

Nel B2C il consumatore finale può scegliere se ricevere la fattura via PEC o come documento cartaceo: fatevi mostrare dal fornitore un esempio concreto di configurazione per ogni canale, incluso il cliente privato senza PEC o codice destinatario, e verificate chi materializza e recapita la copia di cortesia.

Decorrenze obblighi fatturazione elettronica in Italia

Controlli del Sistema di Interscambio e campi critici

La FAQ dell'Agenzia delle Entrate sulla compilazione conferma che nella sezione cessionario/committente va inserita la partita IVA oppure il codice fiscale del cliente. Il gestionale dovrebbe guidare la scelta ed evitare che l'operatore compili entrambi o lasci il campo vuoto; chiedete come vengono validate le anagrafiche prima dell'invio.

Sugli esiti, l'Agenzia delle Entrate chiarisce: se la fattura riporta una partita IVA o un codice fiscale del cessionario/committente inesistente in Anagrafe Tributaria, il SdI la scarta perché non conforme all'art. 21 del D.P.R. n. 633/72; se invece la partita IVA del cessionario/committente è cessata, il SdI non la scarta e la fattura è correttamente emessa ai fini fiscali. Per i TipoDocumento TD16, TD20 e TD29, il SdI scarta la fattura con partita IVA del cedente/prestatore cessata da più di 5 anni, e l'Agenzia valuterà controlli per verificare la veridicità dell'operazione. Verificate che il gestionale intercetti le notifiche di scarto, le associ all'operazione e consenta correzione e reinvio senza ricreare il documento da zero.

Per le fatture emesse per conto di altri soggetti, come le cooperative che le emettono per conto dei propri soci (art. 34, comma 7, D.P.R. n. 633/72), il SdI consegna la fattura all'indirizzo telematico, PEC o codice destinatario indicato nella fattura stessa; fa eccezione il caso in cui il cessionario/committente abbia usato il servizio di registrazione del portale Fatture e Corrispettivi. Chiedete come il software gestisce l'indirizzo telematico in questa ipotesi.

Principali dati fiscali sulla fatturazione elettronica in Italia

Operazioni fuori campo IVA e codice natura N2.2

Per le operazioni fuori campo IVA, come le monofase di cui all'art. 74 del D.P.R. n. 633/72, la legge prevede che l'operatore non sia tenuto a emettere fattura e tali disposizioni non sono state modificate dall'introduzione della fatturazione elettronica: non è quindi obbligato a emettere fattura elettronica. Le regole tecniche del provvedimento del Direttore dell'Agenzia delle Entrate del 24 novembre 2022 consentono però di gestire emissione e ricezione via SdI anche di fatture elettroniche fuori campo IVA in formato XML: se l'operatore decide di emettere la fattura per certificare queste operazioni, deve farlo elettronicamente via SdI in formato XML.

In questo caso il codice natura da usare è N2.2. Verificate due cose distinte: che il gestionale produca un XML fuori campo IVA senza forzare i campi IVA ordinari, e che distingua le operazioni fuori campo IVA che si sceglie di certificare da quelle per cui non è previsto alcun obbligo di fattura, evitando invii superflui.

Forfettari e orizzonte temporale: il software è aggiornato?

Secondo Confcommercio, dal 1° luglio 2022 la fatturazione elettronica è obbligatoria anche per i regimi forfettari, e l'obbligo resterà in vigore fino al 31 dicembre 2027. La validità del regime deriva dalla Decisione di esecuzione (UE) 2024/3150 del Consiglio del 10 dicembre 2024, che consente all'Italia di continuare ad applicarlo anche negli anni successivi alla sua introduzione.

Chiedete al fornitore come gestisce gli aggiornamenti normativi: chi li rilascia, con quale frequenza, se sono inclusi nel canone e cosa fa il software se cambiano le scadenze o il regime viene prorogato. Verificate inoltre che le decorrenze siano parametriche e non cablate, così l'adeguamento non richieda interventi manuali sui singoli documenti.

Conservazione e tenuta digitale: il requisito contabile da mettere per iscritto

Nella definizione di Confcommercio la fatturazione elettronica comprende anche tenuta e conservazione della fattura in formato digitale: non è un servizio accessorio, ma una parte del processo. Chiedete al fornitore come il gestionale assicura tenuta e conservazione, se il servizio è incluso o affidato a terzi e in quanto tempo il documento diventa reperibile dopo emissione o ricezione.

Collegate il requisito alle esigenze contabili: reperibilità del documento, integrità del dato e gestione documentale per consultazione ed esibizione in caso di controllo. Mettete per iscritto nel contratto le modalità di esportazione di documenti e metadati in caso di cambio fornitore, distinguendo la conservazione digitale dal semplice archivio di file XML in una cartella.

Vantaggi e criticità della conservazione esterna del documento fiscale

Checklist operativa da usare con il fornitore del gestionale

Usate le pagine dell'Agenzia delle Entrate su soggetti obbligati ed esonerati e le FAQ sulla compilazione della fattura elettronica, insieme alla guida di Confcommercio, per verificare le risposte del fornitore e confrontare le funzionalità dichiarate con quanto il software fa in demo.

Checklist operativa per il fornitore del gestionale