Fatturazione elettronica e conservazione: cosa deve gestire il gestionale

Cosa significa gestire fatturazione elettronica e conservazione in un gestionale

Un gestionale che produce solo l'XML copre la prima fase. Il ciclo completo include preparazione dei dati, invio al Sistema di Interscambio, ricezione delle fatture passive, registrazione contabile e conservazione a norma, con reperibilità del documento nel tempo. Un software di fatturazione elettronica serve a questo: ottimizzare i flussi aziendali e garantire la corretta conservazione, non solo a generare il formato.

Il controllo pratico è il collegamento univoco tra scrittura contabile e file trasmesso. Se in registro IVA c'è una fattura, il gestionale deve far risalire all'XML corrispondente, allo stato dell'invio e alla posizione nel pacchetto di conservazione. Se l'aggancio è manuale o manca, ogni verifica interna o richiesta dell'amministrazione finanziaria diventa una ricerca a posteriori tra cartelle e caselle di posta.

I compiti si possono distribuire: per l'Agenzia delle Entrate la conservazione a norma è di norma affidata a operatori privati certificati, facilmente reperibili online. Il gestionale può appoggiarsi a un conservatore esterno o gestire internamente l'archivio. In entrambi i casi deve esporre dati e metadati necessari a costruire e mantenere il pacchetto di conservazione.

La fatturazione elettronica è obbligatoria per le operazioni B2B; per le vendite al consumatore finale il documento fiscale è la fattura semplificata o lo scontrino. Un gestionale che copre l'intero ciclo deve quindi gestire emissione, invio, ricezione, registrazione e conservazione a norma, non solo la generazione del file.

Impostazioni preliminari e anagrafiche per emettere fatture elettroniche

Prima di emettere una fattura elettronica servono impostazioni preliminari: qui si decide se il ciclo sarà corretto o se gli errori si ripeteranno su ogni documento. Vanno configurati i dati del cedente (denominazione, partita IVA, codice fiscale, sede, regime fiscale, contatti e registrazione), perché compaiono in testa a ogni file generato.

Per clienti e fornitori l'anagrafica deve indicare il canale di recapito: codice destinatario o, in alternativa, indirizzo PEC. Per soggetti esteri o quando il codice non è disponibile valgono le modalità convenzionali previste. Nella scheda conviene memorizzare condizioni abituali del rapporto, aliquote ricorrenti, regime di esigibilità dell'IVA e ritenute o casse previdenziali applicate, per non reimpostarle a ogni emissione.

Anche la numerazione è una scelta strutturale. Il gestionale deve gestire progressivi separati per serie o sezionale, impedire il riutilizzo di un numero già assegnato e collegare la nota di variazione al documento rettificato. Va verificato il comportamento in caso di scarto: il numero deve restare impegnato, altrimenti la sequenza si ricostruisce solo a mano.

Infine la mappatura dei dati verso il formato elettronico e la scelta del canale di invio: diretto, tramite intermediario o PEC, con gestione delle relative ricevute. In questa fase rientrano anche i modelli di cortesia in PDF da inviare al cliente e la gestione della firma o degli accorgimenti richiesti dal canale scelto.

Il codice destinatario è a 7 cifre; se non è disponibile si usa la PEC dell'azienda acquirente. In fattura vanno previste le nature N1-N7 quando applicabili. Un codice destinatario errato causa lo scarto e potenziali sanzioni da 250 a 2.000 euro.

Per le operazioni UE il gestionale deve richiamare la verifica della partita IVA su VIES e gestire il reverse charge. La dicitura è «Operazione non soggetta - inversione contabile art. 7-ter DPR 633/72», con codice IVA N3.2 per le cessioni intracomunitarie. Per il reverse charge interno valgono le categorie di elettronica, telefonia, console e tablet previste dall'art. 17 co. 6 lett. c DPR 633/72.

Per le cessioni extra-UE verso UK post-Brexit, Svizzera o USA la fattura è a 0% IVA con natura N3.1. Il gestionale deve impedire l'applicazione del reverse charge a cliente extra-UE.

Ciclo attivo e passivo: generazione, invio e ricezione delle fatture

Nel ciclo attivo il gestionale deve generare la fattura dal documento d'origine (ordine, DDT, contratto, prestazione), produrre il file, trasmetterlo e conservarne l'esito. Le notifiche di consegna, mancata consegna e scarto non sono dettagli tecnici: dicono se la fattura è stata recapitata e se serve un reinvio corretto. Il software dovrebbe mostrare lo stato per singolo documento ed evidenziare quelli senza esito conclusivo.

Nel ciclo passivo l'acquisizione può avvenire con importazione massiva dei file ricevuti o con aggancio automatico al canale di ricezione. Le fatture vanno abbinate ai documenti interni (ordini, DDT, contratti) e alle posizioni di partitario, per riconciliare il documento elettronico con il debito verso il fornitore. Il gestionale deve inoltre gestire i duplicati e segnalare le fatture attese ma non pervenute, comprese quelle fuori canale in PDF o via PEC.

Il passaggio decisivo è la registrazione: la fattura elettronica acquisita o emessa deve alimentare registrazioni IVA e movimenti contabili senza ricopiatura manuale. L'abbinamento tra documento elettronico e scrittura contabile permette poi di collegare la singola scrittura al pacchetto di conservazione e dimostrare la coerenza del ciclo.

Per le operazioni B2B la fattura elettronica è obbligatoria e va generata dal gestionale entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione. Nei marketplace come Amazon Business, eBay o Alibaba il sistema segnala la transazione B2B, ma non emette la fattura al posto dell'azienda. Il marketplace fornisce i dati fiscali nei report, ma la corrispondenza va verificata.

Conservazione a norma: responsabilità e confini del gestionale

La conservazione a norma è il processo con cui le fatture elettroniche e gli altri documenti contabili vengono conservati digitalmente nel tempo. Il gestionale deve organizzare i dati e i metadati necessari a costruire e mantenere il pacchetto di conservazione, integrandosi con il conservatore scelto.

Conservazione sostitutiva e semplice archiviazione non coincidono: non è sufficiente archiviare le fatture elettroniche per assolvere l'obbligo. Il gestionale deve quindi supportare le procedure di conservazione, integrandosi con il conservatore incaricato.

Il quadro di riferimento è il Codice dell'amministrazione digitale, integrato dalle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, in vigore dal 1° gennaio 2022. Le linee guida incorporano la normativa prima distribuita in tre DPCM, tra cui il DPCM 3 dicembre 2013. Gli artt. 6 e 7 di quel decreto disciplinano responsabilità e compiti del responsabile della conservazione; l'art. 9 ne descrive il processo.

L'Agenzia delle Entrate indica il ricorso a operatori privati certificati come via usuale per la conservazione. Il confine di responsabilità è chiaro: il gestionale organizza i dati, li esporta e li trasferisce al conservatore con la periodicità concordata, ma non certifica da solo i documenti. Se l'integrazione si interrompe, i documenti restano nel software ma non entrano nel pacchetto, e la lacuna emerge solo anni dopo.

Il responsabile della conservazione è un ruolo obbligatorio anche per società ed enti privati, non solo per le pubbliche amministrazioni. Le Linee guida AgID gli richiedono competenze giuridiche, archivistiche e informatiche. Si interfaccia con il responsabile del trattamento dei dati personali, quello della sicurezza, quello dei sistemi informativi e quello della gestione documentale, e presidia operazioni di registrazione, firma e classificazione.

Su ogni file da conservare vanno apposti una firma elettronica qualificata, o una firma digitale, e il relativo riferimento temporale, che indica il momento in cui la firma è stata apposta. Il gestionale deve esporli insieme al documento, senza passaggi manuali fuori dal flusso.

I requisiti da garantire sono autenticità dell'origine, integrità del contenuto e leggibilità nel tempo. Le fatture elettroniche inviate alla PA vanno conservate come file XML in Tracciato FatturaPA. Per gli altri documenti il PDF/A è il formato suggerito, perché evita macro-istruzioni e assicura la leggibilità nel tempo.

Il DPCM 3 dicembre 2013 ha introdotto i metadati dei documenti informatici. L'allegato 5 a quel decreto indica tre tipologie di metadati minimi, da inserire in uno o più file XML collegati ai documenti. Il gestionale deve generarli ed esportarli con il documento, altrimenti il pacchetto resta incompleto.

Sul piano fiscale la conservazione digitale risale al Decreto Ministeriale 23 gennaio 2004, poi sostituito dal DM 17 giugno 2014. L'art. 39, comma 3, del DPR 633/72 prevede che le fatture elettroniche siano conservate in modalità elettronica; l'Agenzia delle Entrate ha descritto la metodologia nella circolare n. 18/E del 26 giugno 2014.

Anche la documentazione VIES va conservata per 10 anni. Il gestionale deve includerla nel pacchetto o collegarla ai documenti contabili, se il conservatore lo richiede.

Formati di conservazione per documenti elettronici

Orizzonte temporale e scadenze da presidiare nel gestionale

Le fatture elettroniche, come gli altri documenti contabili, vanno conservate digitalmente in modo conforme agli obblighi di conservazione a norma. Il gestionale deve rendere visibili i termini previsti. Per ogni documento e periodo d'imposta occorre sapere quando è iniziata la conservazione, quando termina e a quale pacchetto il documento appartiene.

Operativamente il software dovrebbe tracciare lo stato di ogni fattura lungo il percorso: emessa o ricevuta, trasmessa, consegnata, scartata, registrata, conservata. Dovrebbe inoltre avvisare in caso di anomalie: documenti non conservati dopo la chiusura del periodo, trasmissioni senza esito, rettifiche non collegate all'originale. Senza questi controlli le omissioni emergono solo in fase di verifica.

La conservazione sostitutiva ha obblighi e scadenze propri, distinti da quelli della fatturazione elettronica. Il gestionale dovrebbe mantenere la stessa granularità anche nel cambio di software o conservatore, esportando integralmente i riferimenti dei periodi già chiusi. Un travaso incompleto interrompe la continuità del pacchetto e ricrea il problema che la conservazione doveva risolvere.

Per le fatture B2B il termine per generarle dal gestionale è di 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione. Il gestionale deve calcolarlo e segnalare le fatture generate oltre il termine.

Le sanzioni per errori nel codice destinatario che causano lo scarto sono da 250 a 2.000 euro. Il gestionale deve tracciare gli scarti e consentire il reinvio corretto.

Il modello INTRASTAT è mensile se si superano 50.000 euro annui di cessioni UE. Il gestionale deve richiamare anche il registro delle cessioni intracomunitarie.

Obblighi di conservazione e tracciabilità nel tempo

Come valutare il gestionale: integrazione, controlli e reperibilità

La prima verifica è la copertura end-to-end: anagrafiche, emissione, invio, ricezione, registrazione e conservazione nello stesso flusso. Per provarla, esegui un test reale con una fattura verso un cliente con codice destinatario e una verso un soggetto per cui serve la PEC, controllando cosa accade in caso di scarto e come si reinvia. Servono software affidabili, integrati con gli strumenti di gestione già in uso.

Il secondo blocco riguarda tracciabilità e log: il gestionale deve conservare la storia di trasmissioni e notifiche e consentire la ricerca del documento da più punti d'accesso (numero, data, controparte, periodo, identificativo del file). Vanno valutate anche le funzioni di esportazione, utili verso il conservatore e in caso di cambio fornitore del software.

Il terzo blocco riguarda l'integrazione con la conservazione. Servono interfacce o API verso l'operatore certificato. Occorre gestire autonomamente i diversi esercizi, con ruoli e permessi per chi può inviare, rettificare o cancellare. Deve essere possibile conservare con la fattura anche i documenti correlati: DDT, ordini, contratti, allegati.

Da valutare infine il grado di automazione del ciclo passivo: importazione massiva, abbinamento automatico a ordini e partitari, riconoscimento dei duplicati. Ogni passaggio ancora manuale è un punto in cui il documento può restare fuori dalla contabilità e quindi dalla conservazione.

Il test va esteso alla verifica su VIES per le operazioni UE e alla gestione delle nature N1-N7. Per le cessioni intracomunitarie il codice IVA è N3.2; per le extra-UE verso UK post-Brexit, Svizzera o USA è N3.1. Il gestionale deve impedire il reverse charge a cliente extra-UE.

Il test finale è una checklist sul pacchetto di conservazione. Il gestionale espone i metadati indicati dall'allegato 5 al DPCM 3/12/2013 e applica firma elettronica qualificata e riferimento temporale ai file da conservare? Distingue il formato XML Tracciato FatturaPA per le fatture alla PA dal PDF/A degli altri documenti? Individua il responsabile della conservazione e i ruoli con cui si interfaccia?

Verifica finale del pacchetto di conservazione