Costi di un gestionale per PMI: licenze, canoni e implementazione

Come si compone il costo di un gestionale per PMI

Quanto costa un gestionale per PMI? Licenza o canone, implementazione e servizi extra vanno quantificati separatamente. Per Danea Easyfatt, Pagamenti Digitali riporta la licenza Standard di 12 mesi a 8 euro al mese, Enterprise One a 19 euro al mese ed Enterprise a 26 euro al mese; quest’ultima consente la gestione multipla fino a 5 utenze. Sono prezzi di tre versioni nominate, non una tariffa generale di mercato.

Per il canone cloud gli intervalli pubblici variano molto con il tipo di prodotto e con il numero di utenti. L'implementazione va sempre aggiunta al canone.

Il costo di un gestionale non è la sola licenza o il canone. Comprende consulenza e configurazione iniziale, migrazione dati, formazione, personalizzazioni e integrazioni, assistenza con SLA e infrastruttura. Nell'on-premise l'infrastruttura resta a carico dell'azienda; nel cloud è inclusa nel canone.

Confrontare due offerte sulla sola voce ricorrente porta a scegliere la soluzione più costosa. Il parametro corretto è il costo totale di possesso (TCO) su più anni. Il TCO su 5 anni può superare il budget iniziale del 20-40% se si trascurano consulenza, trasferimento dei dati, addestramento e personalizzazioni.

Nel preventivo iniziale queste voci compaiono in forma sintetica o assente. Pianificarle significa quantificare, prima della firma, ore di consulenza, perimetro di migrazione, giornate di formazione e personalizzazioni previste.

Le tre voci non sono alternative. Licenza on-premise e canone SaaS si escludono; l'implementazione si somma a entrambe. Per il canone SaaS esistono listini pubblici di partenza, come i 49 euro mensili di Smart 1C. Per la licenza perpetua e per l'implementazione serve il preventivo del fornitore.

Anche l'implementazione va quantificata caso per caso: non esiste un listino unico, perché dipende dal perimetro del progetto.

Tradotta su base annua, la cifra pubblica di Smart 1C vale 588 euro. La fascia di 25-60 euro al mese per utente pieno corrisponde a 300-720 euro l'anno per utente. Sono importi di partenza, che non comprendono implementazione né assistenza fuori canone.

Il leasing operativo di Azienda 1C si chiama Rent&Start e parte da 99 euro. Per Smart 1C, offerto a partire da 49 euro al mese, il fornitore dichiara nessun costo di implementazione.

Con la licenza perpetua si aggiunge una manutenzione annua: secondo una stima di settore, la manutenzione vale il 15-22 per cento del costo delle licenze (brentasoft.com). A questa si aggiunge l'assistenza, che va quantificata nel preventivo.

Per la licenza perpetua di un gestionale per PMI non c’è un listino pubblico: 1C dichiara che non esiste un solo prezzo, ma una soluzione per esigenze diverse. L’acquisto life time va quindi quotato dal fornitore. Per gli ERP generalisti per PMI, la fascia 25-60 euro al mese per utente pieno non si applica: riguarda i software di gestione manutenzione.

Licenza perpetua o canone SaaS: cosa incide sul budget

Nel modello on-premise il software si acquista e si installa su computer o server aziendale. L'azienda gestisce l'infrastruttura e accede collegandosi alla rete aziendale.

La licenza perpetua non ha un prezzo unico: 1C dichiara che non esiste un solo prezzo, ma una soluzione per esigenze diverse. Per l'acquisto life time 1C non espone quindi un listino unico. Il canone SaaS, invece, ha listini di partenza pubblici: Smart 1C parte da 49 euro mensili. Per Azienda 1C il listino indica un leasing operativo a partire da 99 euro.

Azienda 1C è la soluzione per piccole imprese; con il leasing operativo Rent&Start parte da 99 euro. Smart 1C è l'entry point per micro imprese e startup: solo SaaS, accesso in cloud a partire da 49 euro al mese.

All'on-premise si aggiungono responsabilità ricorrenti: installazione e configurazione del software, aggiornamenti, manutenzione dell'infrastruttura, backup dei dati, protezione dei dispositivi, gestione di guasti hardware e problemi tecnici. Alla licenza si aggiungono una manutenzione ricorrente e, spesso, un contratto di assistenza.

Nel modello cloud/SaaS non si paga per possedere il software ma per il suo utilizzo, con un canone mensile ricorrente. Il cliente paga una cifra basata sul consumo effettivo del servizio. Il provider gestisce installazioni, aggiornamenti, assistenza e manutenzione; infrastruttura, middleware, software e dati sono nel suo data center. Con il contratto di servizio garantisce disponibilità e sicurezza.

Danea Easyfatt, sviluppato da Danea Soft, società del gruppo TeamSystem, è pensato per piccole aziende e gestisce magazzino, fatturazione, vendite, acquisti e pagamenti. È integrabile con piattaforme e-commerce, registratori di cassa, lettori di codici a barre e altri servizi (TeamSystem).

Per confrontare i preventivi, allinea funzioni, numero di utenti, durata della licenza, assistenza e integrazioni comprese. A parità di queste voci, puoi distinguere il prezzo del software dai servizi e dai costi di avvio.

Il canone è variabile: cresce con il numero di utenti e con i moduli attivi. Le imprese possono attivare o disattivare servizi in base alle esigenze operative. Per i software di gestione manutenzione i canoni cloud stanno fra 25 e 60 euro al mese per utente pieno.

Secondo l’Osservatorio Digital Innovation del Politecnico di Milano, la diffusione dei servizi SaaS in Italia è cresciuta del 46% da un anno all'altro, superando il miliardo di euro di valore di mercato. Il SaaS rappresenta la metà della spesa complessiva in servizi di cloud pubblico e ibrido in Italia.

Smart 1C esiste solo in modalità SaaS, quindi non ha una versione perpetua. Per questo piano il cloud non è un'opzione: è l'unico modello disponibile, mentre l'acquisto life time riguarda le altre soluzioni 1C.

1C elenca fra i costi nascosti degli ERP tradizionali la consulenza lenta e costosa, i canoni 'trappola', i costi per modulo o utente e gli aggiornamenti obbligatori e costosi. Sono voci che si sommano al prezzo di listino e che il preventivo deve rendere esplicite.

Sul piano della quantificazione, i due modelli non sono simmetrici. Il canone SaaS offre un prezzo di listino pubblico di partenza; la licenza perpetua no. 1C dichiara che non esiste un solo prezzo per l'acquisto life time. Per confrontare i due modelli, il canone dà un punto di partenza immediato; la licenza perpetua richiede una quotazione.

Esiste anche una terza via: i gestionali open source self-hosted come Odoo Community, ERPNext e Dolibarr hanno costo di licenza zero, ma richiedono IT interno o un partner di implementazione (brentasoft.com). La licenza gratuita non elimina quindi i costi di progetto.

Costi di implementazione: consulenza, migrazione dati e go-live

I costi una tantum di avvio comprendono l'analisi dei processi attuali, la configurazione del sistema, le ore di consulenza, la migrazione dei dati, i test e il go-live. La migrazione è la voce che sfugge più spesso: riguarda anagrafiche, articoli, giacenze, saldi contabili e storico documenti.

Il perimetro va definito: quali archivi, in quali formati, con quale grado di pulizia dei dati. Il go-live, cioè il passaggio in produzione, va accompagnato e pianificato con il fornitore per non fermare l'operatività.

Il rischio è che queste voci restino fuori dal preventivo e riemergano in fattura. Un TCO su 5 anni può superare il budget iniziale del 20-40% quando consulenza, trasferimento archivi, formazione e personalizzazioni non vengono considerate.

Due accorgimenti concreti: far scrivere nel preventivo il numero di ore di consulenza incluse e chi esegue materialmente la migrazione. Verificare prima della firma la possibilità di estrarre i propri dati in formato standard (CSV, XML) in qualsiasi momento, per non restare vincolati a un fornitore e poter ripartire su un altro sistema.

Alcuni fornitori cloud dichiarano l'assenza di costi di implementazione per le soluzioni entry-level: Smart 1C di 1C parte da 49 euro mensili senza costi di implementazione, cioè zero euro. Per progetti più ampi, consulenza, migrazione e go-live restano voci da quantificare e possono incidere in modo significativo sul budget complessivo.

1C sostiene che la vera spesa di un progetto ERP è consulenza e personalizzazione, non la licenza. La sua piattaforma RAD riduce le ore di consulenza necessarie. Per questo il costo di implementazione non ha un listino unico: dipende dal perimetro.

Per consulenza, migrazione e formazione non esiste un listino unico, ma alcuni riferimenti di mercato sono pubblici: la migrazione dei dati dal vecchio sistema richiede in genere 5-15 giorni (brentasoft.com).

L'implementazione resta la voce meno prevedibile, perché dipende dal monte ore di consulenza, dal perimetro di migrazione e dalle giornate di formazione. Il preventivo deve indicare il monte ore complessivo, non solo una tariffa giornaliera.

Un altro parametro da chiedere è il costo giornata di un consulente ERP, che parte da 500 euro (brentasoft.com). Su un progetto ampio le giornate di consulenza si sommano alle licenze e al canone: il preventivo deve indicarle separatamente.

Voci di costo più frequenti nei preventivi ERP per PMI

Formazione, assistenza e aggiornamenti: le spese che tornano ogni anno

Ciò che è incluso nel canone cambia radicalmente il costo annuo. Nel SaaS il provider gestisce hardware e software e, con il contratto di servizio, garantisce disponibilità e sicurezza dell'applicazione e dei dati; installazioni, aggiornamenti, assistenza e manutenzione non sono più a carico dell'azienda. Nell'on-premise ogni aggiornamento richiede interventi manuali, spesso con il supporto di tecnici: è una voce di tempo e di costo che si ripete.

La formazione non è un costo una tantum: va ripetuta a ogni nuovo assunto, a ogni cambio di ruolo e a ogni modulo aggiunto. Va quantificata in giornate o ore all'anno. L'assistenza va letta alla luce dello SLA: i tempi di risposta devono essere scritti nel contratto, perché è lì che si distingue l'assistenza inclusa da quella fatturata a consumo.

Prima di firmare conviene separare esplicitamente tre liste: cosa è compreso nel canone; cosa si paga a parte (per esempio assistenza fuori orario, ore di consulenza aggiuntive, moduli ulteriori); cosa ricade sull'azienda (referenti interni, tempo dedicato ai test, gestione degli utenti).

1C elenca fra i costi nascosti gli aggiornamenti obbligatori e costosi e i canoni 'trappola'. Nell'on-premise ogni aggiornamento richiede interventi manuali con tecnici. Nel SaaS è il provider a gestirlo. La differenza incide sul costo annuo.

Sul canone non c'è un tetto: cresce con ogni utente attivo e con ogni modulo acceso. A 25-60 euro al mese per utente pieno, un solo utente vale 300-720 euro l'anno. È la voce ricorrente più facile da calcolare prima della firma, perché il numero degli utenti è noto.

Per formazione e assistenza fuori canone non esistono listini pubblici. Si quantificano in giornate o ore all'anno, e il preventivo è l'unico documento con importi. Il canone, invece, ha un punto di partenza pubblico: 49 euro al mese per Smart 1C e 25-60 euro al mese per utente pieno nei software di gestione manutenzione.

Con un canone di 25-60 euro per utente al mese, un solo utente costa 300-720 euro l'anno. A questa voce si aggiungono la manutenzione della licenza, stimata nel 15-22 per cento del suo valore all'anno (brentasoft.com), e l'assistenza fatturata fuori canone.

Sul fronte manutenzione, Deloitte stima che una strategia inadeguata riduca la capacità produttiva di uno stabilimento fra il 5% e il 20%. Il fermo non pianificato costa ai produttori industriali circa 50 miliardi di dollari l’anno (Making maintenance smarter, 2017).

Personalizzazioni, integrazioni e adempimenti: quando il preventivo cambia

Il preventivo cresce ogni volta che si esce dallo standard: personalizzazioni di funzioni, verticalizzazioni di settore, integrazioni con altri sistemi già in uso. Un ERP per PMI deve avere modularità verticale e conformità nativa alle normative italiane, in particolare l'integrazione con il Sistema di Interscambio (SDI) per la fatturazione elettronica.

Senza questi due requisiti, qualsiasi soluzione genera costi di personalizzazione e rischi operativi difficili da giustificare. Un adempimento gestito tramite moduli aggiuntivi a pagamento comporta un costo aggiuntivo. Si somma al canone.

Per limitare la spesa servono criteri verificabili prima della demo. Cinque controlli: verifica se la gestione della fatturazione elettronica è integrata via SDI senza moduli aggiuntivi a pagamento; se puoi attivare solo i moduli che servono oggi e aggiungerne altri in seguito; se il fornitore ha clienti PMI nel tuo settore in Italia.

Gli altri due criteri sono lo SLA di assistenza documentato nel contratto e la possibilità di estrarre i tuoi dati in formato standard (CSV, XML) in qualsiasi momento. La modularità reale è il criterio che incide più direttamente sul budget, perché consente di pagare oggi solo le funzioni effettivamente utilizzate.

1C sostiene che i costi per modulo o utente sono una struttura di prezzo complessa e che la sua piattaforma RAD riduce i costi di personalizzazione. La modularità reale consente di attivare solo i moduli necessari oggi e aggiungerne in seguito.

Sulle personalizzazioni non esiste un listino: il prezzo dipende dalle ore di sviluppo e dal numero di moduli accesi. I costi per modulo o utente sono citati da 1C tra i costi nascosti degli ERP tradizionali. Il preventivo deve dire quali moduli sono già compresi e quali si pagano a parte.

Per personalizzazioni, moduli aggiuntivi e integrazioni non ci sono listini pubblici. Il costo dipende dalle ore di sviluppo e dal numero di moduli attivi. Il preventivo deve indicare quali moduli sono inclusi e quali si pagano a parte, con il relativo canone annuo.

Il numero di utenti attivi e di moduli accesi incide sul canone. Per questo il preventivo deve elencare i moduli compresi nel prezzo e quelli che si pagheranno a parte, con il relativo canone annuo.

Infrastruttura e gestione IT: il costo nascosto dell'on-premise

Nel modello locale l'azienda deve occuparsi, direttamente o tramite un fornitore IT, di installazione e configurazione del software, aggiornamenti, manutenzione dell'infrastruttura, backup dei dati e protezione dei dispositivi. Deve anche gestire guasti hardware o problemi tecnici.

Se il software è su un computer o su un server aziendale, il lavoro fuori sede può richiedere configurazioni e strumenti aggiuntivi. A questo si aggiunge il costo dell'hardware: server o PC, più gli interventi tecnici periodici.

Nel cloud queste voci non scompaiono, si spostano nel canone. Il cloud elimina investimenti iniziali in hardware e riduce le spese di manutenzione, trasformandole in canoni scalabili. Aggiunge backup automatici e infrastrutture ridondate che mantengono i dati disponibili anche in caso di imprevisti.

Il confronto va quindi fatto mettendo da un lato hardware, backup, sicurezza, manutenzione e ore di tecnico dell'on-premise, dall'altro il canone che già le comprende: solo così le due opzioni diventano comparabili.

L'unico importo certo in questo capitolo è il canone cloud di Smart 1C, che include già infrastruttura e aggiornamenti: 49 euro al mese. Per Azienda 1C il listino indica un leasing operativo a partire da 99 euro. Hardware, backup e ore di tecnico dell'on-premise si quantificano sul singolo caso, non a listino.

Per hardware, server, backup e gestione IT on-premise non ci sono importi pubblici. Si quantificano sul singolo caso. L'unico importo certo è il canone cloud di Smart 1C a 49 euro al mese, che include infrastruttura e aggiornamenti. Per Azienda 1C il leasing operativo parte da 99 euro.

Nell'on-premise l'investimento iniziale è rilevante in server, licenze e configurazione, e backup, aggiornamenti e sicurezza restano a carico dell'azienda o del suo partner IT. Senza ridondanza, un fermo del server blocca l'attività: è un rischio operativo da mettere nel conto.

Come stimare il TCO su 5 anni e confrontare i preventivi

Le tre voci nel TCO sono licenza, canone e implementazione. La licenza perpetua non ha un listino unico pubblicato: 1C dichiara che non esiste un solo prezzo. Il canone SaaS parte da 49 euro al mese per Smart 1C; per Azienda 1C il leasing operativo Rent&Start parte da 99 euro; la fascia 25-60 euro al mese riguarda l'utente pieno nei software di gestione manutenzione. L'implementazione è zero euro per Smart 1C; per gli altri progetti si quantifica nel preventivo.

Il TCO su 5 anni parte dalle tre cifre pubbliche: 49 euro al mese per Smart 1C, 99 euro per Azienda 1C in leasing operativo, 25-60 euro al mese per utente pieno nei software di gestione manutenzione. In cinque anni il solo canone Smart 1C vale 2.940 euro; Azienda 1C vale 5.940 euro; un utente pieno vale 1.500-3.600 euro. Sono basi parziali.

Il metodo parte dalla definizione degli scenari: quante utenze e quali moduli servono oggi, e quali sono plausibili nei prossimi cinque anni. Per esempio, avviare con contabilità, vendite, acquisti e magazzino e aggiungere in seguito produzione o manutenzione.

Per Smart 1C il canone SaaS parte da 49 euro mensili; per Azienda 1C il listino indica un leasing operativo a partire da 99 euro. Per la licenza perpetua 1C non espone un listino unico; per l'implementazione serve il preventivo del fornitore. Il TCO su 5 anni è la somma di tutte queste voci.

Il confronto tra ERP a catalogo e gestionale su misura regge solo se al canone si aggiungono implementazione, formazione e assistenza documentate nel preventivo.

Per ciascun anno si quantificano: licenza o canone per utenti e moduli; manutenzione, se prevista; ore di consulenza; migrazione dati, concentrata nel primo anno; formazione; personalizzazioni e integrazioni; infrastruttura hardware e gestione IT, se on-premise. La somma dei cinque anni è il numero da confrontare, non il canone mensile.

Perché il confronto regga, i preventivi vanno chiesti a parità di perimetro. Le domande da porre al fornitore: l'integrazione SDI per la fatturazione elettronica è nativa o richiede moduli a pagamento? Puoi attivare solo i moduli necessari oggi e aggiungerne in seguito? Hai referenze di PMI nel mio settore in Italia?

Lo SLA di assistenza è documentato nel contratto? Posso estrarre i miei dati in CSV o XML in qualsiasi momento? A queste va aggiunta la richiesta esplicita di sapere cosa è compreso nel canone e cosa verrà fatturato a parte.

Un esempio numerico parziale: se il canone di partenza è 49 euro al mese, in cinque anni il solo canone vale 2.940 euro. È una base di calcolo, non un TCO completo: vanno aggiunti formazione, eventuali moduli aggiuntivi e assistenza fuori canone. L'esercizio mostra che il numero da confrontare è la somma dei cinque anni, non la mensilità.

Un secondo esempio numerico: il leasing operativo di Azienda 1C parte da 99 euro al mese. In cinque anni il solo canone vale 5.940 euro. Anche questo è un importo parziale: vanno aggiunti eventuali moduli e assistenza fuori canone.

Sul canone per utente, la fascia 25-60 euro al mese vale 1.500-3.600 euro in cinque anni per un solo utente pieno. Con cinque utenti la somma sale a 7.500-18.000 euro, sempre al netto di implementazione e assistenza fuori canone. È il motivo per cui il numero di utenti va fissato prima di chiedere i preventivi.

Il risultato atteso è la stima realistica del TCO su 5 anni. Se consulenza, migrazione, formazione e personalizzazioni non vengono pianificate, il costo complessivo può superare il budget iniziale del 20-40%. Inserire queste voci nel preventivo — e non nel capitolo degli imprevisti — rende confrontabili due offerte che a prima vista sembrano avere lo stesso prezzo.

Per licenza perpetua, consulenza, migrazione, formazione, personalizzazioni e infrastruttura on-premise non ci sono listini pubblici. Il TCO si completa con il preventivo del fornitore. Senza queste voci il TCO può superare il budget iniziale del 20-40%.

Per un gestionale su misura, i costi di sviluppo e manutenzione vanno quantificati nel preventivo e possono differire dai canoni dei prodotti a catalogo.